Microsoft. Что дает управление лицензиями современной организации?

Рациональный подход к лицензированию программного обеспечения и последующему управлению лицензиями позволяет добиться максимальной эффективности вложений в информационную систему современного предприятия.

При этом речь идет не только и не столько о финансовых преимуществах. Как показывает практика, применяемый инструментарий оказывает неоценимую помощь в решении столь важных задач, как обеспечение безопасности данных и повышение производительности труда персонала.

Типичная ситуация

Прежде чем рассмотреть технологию управления лицензиями на ПО подробнее, необходимо представить ситуацию, типичную для любой компании до ее внедрения. Как правило, "нормальным" считается что:

• сотрудники устанавливают нужные (и ненужные) программы самостоятельно, без согласования с IT-специалистами, а затем регулярно обращаются к ним за помощью для устранения сбоев в работе ПО или с различными жалобами на несовместимость, низкую скорость работы и т. д.;
• IT-специалисты, в свою очередь, заняты преимущественно ликвидацией сбоев в работе, поиском обновлений для всего имеющегося спектра версий (в том числе и устаревших) используемых приложений и ПО. Они также вынуждены тратить свое рабочее время на латание "дыр" в устаревших версиях и вести сложный учет программной конфигурации и лицензионной документации на установленное ПО для каждого компьютера в отдельности;
• руководство компании вынуждено довольно часто объясняться с клиентами и партнерами по поводу задержки сроков исполнения обязательств из-за простоев в работе компьютерного оборудования.

В итоге, получается замкнутый круг: сотрудники не успевают выполнять свою работу из-за сбоев программного оборудования; IT-служба фактически не выполняет никаких иных задач, кроме "аварийных" и не может аргументировано объяснить руководству, какие затраты на программные продукты необходимы; а руководство компании ломает голову над повышением производительности труда.

В ряде случаев руководители понимают, что переход на лицензионное ПО может исправить положение, однако не имеют представления о том, во сколько это обойдется.

Анализ преимуществ

Технология управления лицензиями, прежде всего, помогает определить, какие программные продукты действительно нужны, а какие нет, позволяет достигнуть существенной экономии за счет использования оптовых скидок и создания оптимальной схемы распределения копий программных продуктов в компании. Кроме того, управление лицензиями дает возможность сократить расходы на обучение персонала и техническую поддержку.

Другой немаловажный аспект: средства управления лицензиями позволяют выявить потребности в новых программных продуктах, избавиться от устаревших или подвергнуть их модернизации Как уже упоминалось выше, в организациях, где внедрение новых технологий происходило стихийно, чаще всего сосуществует множество различных версий ПО и программных платформ. Их несовместимость является причиной сбоев в работе и высокой "аварийной" загруженности технических специалистов. При этом эффективность обычной работы снижается. Да и обновления IT-специалистам приходится искать не для одного или нескольких комплектов программ, а для всего многообразия версий установленных операционных систем и приложений.

Нарушение условий использования программного обеспечения, иными словами — использование "пиратских", нелицензионных копий, чревато штрафами и расходами на возмещение ущерба правообладателю. Кроме того, согласно действующему законодательству, руководители могут нести персональную гражданскую и даже уголовную ответственность за нарушение авторских и смежных прав в своей компании. Управление лицензиями позволяет придерживаться использования только подлинных продуктов и избежать правовых неприятностей.

Несколько подробнее стоит остановиться на обеспечении надежности и безопасности программного оборудования. Нелегальные копии ПО зачастую содержат вирусы, которые могут надолго вывести из строя как отдельные компьютеры, так и всю локальную сеть компании. Один из этапов технологии управления лицензиями — разработка стандартов на приложения для разных типов рабочих мест, которые составляются на основе анализа потребностей персонала в ПО для работы. Без такого мероприятия часто возникает ситуация, когда сотрудники самостоятельно находят и устанавливают нужную программу с компакт-диска или из Интернета. Это один из самых распространенных путей проникновения в информационную систему компании вирусов, которые могут привести к частичной или полной потере данных, а также, попав к партнерам и клиентам, нанести прямой ущерб деловой репутации организации. В данном случае, польза использования технологии управления лицензиями, минимизирующей вероятность такого развития событий, очевидна.

Неоспоримым аргументом в пользу управления лицензиями также служит невозможность, в случае использования нелицензионного ПО, обращения за технической поддержкой и обновлениями продукта к производителю. Даже если ПО лицензионное, без правильно организованного учета и стандартных процедур обращение за технической поддержкой и обновлениями требует значительно больше времени, чем с управлением лицензиями — для каждой программы приходится искать документы, которые подтверждают легальность приобретенного ПО.

Даже такой краткий анализ доказывает, что управление лицензиями позволяет в корне изменить описанную выше типичную ситуацию. Во-первых, после внедрения технологии, сотрудники компании работают за стандартизированными рабочими местами с четким набором оптимально совместимых программ, которые действительно нужны для работы. Во-вторых, IT-специалисты, избавленные от "аварийных работ", получают возможность заняться развитием IT-структуры, могут быть уверены в обеспечении информационной безопасности и пользуются всеми преимуществами технической поддержки, предоставляемой поставщиками ПО. Кроме того, четкий учет установленного оборудования позволяет своевременно и обоснованно формировать запросы на обновление ПО.

Ну и наконец, руководители компании, помимо возросшей производительности труда сотрудников, имеют точное представление о затратах на программную часть, страхуют себя от юридических рисков, связанных с использованием нелицензионного ПО, и могут быть готовы к сертификации ISO 9000 и привлечению иностранных инвесторов и партнеров.

Переход к управлению лицензиями на ПО

Сам по себе переход к управлению лицензиями на ПО строго регламентирован и состоит из нескольких довольно простых шагов. Это является еще одним аргументом в пользу описываемой технологии.

На подготовительных этапах происходит сбор общей информации о количестве ПК, серверов, установленном ПО, выясняется, кто отвечает за закупку и эксплуатацию ПО. Затем происходит ручная или, при наличии локальной сети, автоматическая инвентаризация, после чего в распоряжении IT-специалистов оказывается отчет об установленном на каждом компьютере ПО. Используя отчеты, легко сопоставить количество имеющихся лицензий и ПО и сделать выводы о недостатке или избытке лицензий на каждое из приложений.

Полученная информация служит базой для основных этапов, в результате которых формулируется и реализуется стратегия дальнейших действий. Это, прежде всего:

• определение типов стандартных рабочих мест в компании и комплектах ПО, необходимых для каждого типа;
• разработка стратегии централизованных закупок ПО;
• определение порядка дальнейшей инвентаризации и хранения лицензий.

IT-служба получает возможность выработать нормы и положения, позволяющие следить за сроком действия лицензий, а также определить ряд мер по предотвращению чрезвычайных ситуаций. В результате перечисленных выше мероприятий появляются документы, регламентирующие использование ПО в компании.

На заключительном этапе происходит анализ потребностей как в ПО, так и в обучении сотрудников его использованию, оптимизация затрат на поддержку, составление "карты" компьютеров и ПО и составление графика регулярной инвентаризации. Как результат, появляется план конкретных шагов по переходу к управлению лицензиями и оптимизации использования ПО. Этот план может включать закупку лицензионных программных продуктов по специальным программам корпоративного лицензирования, регулярные инвентаризации и обновления, программы обучения системных администраторов и рядовых пользователей, дополнительные меры по обеспечению защиты информации и предотвращению чрезвычайных ситуаций, связанных с использованием ПО.

Подводя итог, необходимо еще раз отметить, что правильно поставленное управление лицензиями на ПО избавляет IT-специалистов компании от необходимости тратить время на решение многих типовых проблем и повышает эффективность и продуктивность деятельности организации. Кроме того, управление лицензиями объективно увеличивает рыночную стоимость компании и делает ее более привлекательной в инвестиционном плане.

Вернуться в список статей