Статьи
КР №88 "Групповая работа. Средства Microsoft"
Руководителю любого отдела, перед которым стоит задача по организации в том или ином виде коллективной работы сотрудников, зачастую трудно настроить подчиненных на выполнение поставленной цели и достижение результата в кратчайшие сроки. При этом использование устаревшего "бумажного" метода работы с данными увеличивает вероятность потери документов, утечки важной коммерческой и производственной информации, снижает эффективность работы с данными, увеличивает сроки "прохождения" документа от этапа создания до практической реализации. Современные программные продукты позволяют предотвратить возникновение таких ситуаций. Но сначала представим, как много тратится энергии, времени и денег на выполнение однотипных операций, разработку задач, которые уже были решены в рамках другого проекта или заказа. Причиной тому является несогласованность действий сотрудников. А вот и другая, довольно частая ситуация. При работе над проектом важно строго придерживаться графика выполнения работ. Но что делать, если ситуация изменилась и требуется изменение задач? Корректировка обычно занимает много времени. Для решения этих проблем не нужно "изобретать велосипед". Средства по автоматизации коллективной работы уже существуют, независимо от отрасли или специфики работы предприятия. Наиболее эффективным решением по организации коллективной работы можно считать применение комплексного пакета программных продуктов Microsoft (Microsoft Exchange Server, Microsoft Outlook, Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft Office Groove, Microsoft Office Project Server). Использование этого пакета позволяет сотрудникам компании организовать информационные ресурсы более удобным и наглядным образом, упростить процесс коммуникации пользователей. К основным возможностям можно отнести: систему электронного документооборота; ведение группового календаря; автоматизацию процессов планирования и проектирования; составление единого списка контактов, доступного всем членам коллектива; ведение обсуждений в режиме реального времени; поддержание единого рабочего пространства для хранения информации; повышение безопасности при работе с документами. Exchange Server позволяет хранить большой объем информации. Здесь можно создавать коллективные папки, Web-папки и специализированные интерфейсные формы, используемые для отсылки сообщений членам группы. После настройки общего доступа к информации через интерфейс Outlook Exchange Server становится мощным инструментом для совместной работы. Руководителю всегда известно, чем занимается каждый его сотрудник. Благодаря программе можно поставить новую задачу, организовать рассылку или оповещение. Outlook Web Access в Exchange Server незаменим для сотрудников, находящихся в командировке. Рабочая почтовая папка будет доступна и с мобильного телефона, и из любого интернет-кафе. Преимуществом программы является также возможность настройки правил работы Outlook на сервере Exchange. Появляется возможность переносить значительные объемы ценной информации, которые ранее хранились на локальных компьютерах, в централизованное место хранения. Этот факт уже сам по себе повышает надежность и безопасность работы. В основе любой интеграции программных продуктов Microsoft, направленной на организацию групповой работы, неизбежно присутствует Exchange Server. Если же функций, приведенных выше, недостаточно, то организации требуется решение на основе интеграции нескольких программных продуктов с более широкими возможностями по работе с документами и разграничению доступа. Большинству компаний требуется навести порядок в работе с поручениями и связанными с ними коммуникациями и документами. Таким организациям требуется создание системы электронного документооборота, которая бы позволила генерировать списки заданий, контролировать их исполнение, привязывать к задачам документы и переписку. Реализация подобной системы возможна в рамках совместного использования Microsoft Exchange Server и Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). В данном случае происходит объединение функций по хранению данных и работе с ними и мощных средств коммуникации, которые предоставляет Microsoft Exchange Server. Такое решение позволяет пользователям создавать среду для групповой работы, поддерживающую коллективный доступ к документам, возможность ведения онлайновых обсуждений и создания групповых календарей. Весьма актуальной для широкого круга предприятий является коллективная работа над проектами. В настоящее время зачастую в качестве основного инструмента используется Outlook. Туда заносится список задач, коммуникация по задачам происходит посредством e-mail переписки, реальная информация по проекту содержится в файлах Excel и Word, которые также обычно передаются по почте. Это достаточно громоздкое и трудно управляемое решение. Автоматизация проектной работы возможна посредством интеграции Microsoft Exchange Server, MOSS и Microsoft Office Project Server. Встроенные серверные средства напоминания по электронной почте позволяют заметить изменения в задачах и документах и вовремя на них среагировать. Возможна организация библиотеки документов, привязанных к задачам, причем это не просто ссылка на файл, а действительно библиотека с версионностью и блокировками документов. Замечания отдельных членов рабочей группы могут быть видны не только руководителю, но и другим заинтересованным сотрудникам. Функция отслеживания запросов не только позволяет "прикрепить" переписку к задачам проекта, но и отслеживать ее прохождение (руководителю будет доступна информация о статусе проекта, предварительных сроках его завершения и проч.). Члены рабочих групп могут получать уведомления о необходимости предпринять неотложные действия. Немаловажным является вопрос обеспечения сохранности электронных документов. В этом аспекте можно посоветовать применять специальную службу Microsoft Windows Rights Management Services (RMS). По отношению к интерактивной информации, а также сообщениям электронной почты и документам служба RMS помогает проводить такие требования политики, как ограничение возможностей распечатки, пересылки или изменения данных. Возможна также установка конкретного срока действия разрешений. Кроме того, обеспечивается формирование политик предприятия в этой области и централизованное управление ими. Безопасность при работе с документами определяется также и необходимостью предусмотреть всевозможные сбои оборудования, кадровые изменения и ряд других факторов. В этом аспекте многие руководители заинтересованы в том, чтобы вся полезная информация, которую создает тот или иной сотрудник в рабочее время, увеличивала информационный капитал компании. Программный продукт Microsoft Office Groove позволяет проводить синхронизацию всех данных, сохраненных локально на рабочих станциях, с ресурсами сервера. Нередко указанные выше программные средства и решения интегрируются с другими приложениями, применяемыми на предприятиях (например, с ERP- и CRM-системами), поскольку данные этих приложений часто входят в состав серверов электронной коммерции, порталов, являются основными источниками поступления электронных документов и информации для коллективного планирования и аналитики. Указанный пакет программных средств от компании Microsoft позволяет организовать эффективную коллективную работу и превратить разрозненные данные в информационный капитал компании. Получить дополнительную информацию можно по тел.: (845-2) 52-01-01 или по e-mail: soft@tritec.ru опубликовано в IT-издании "Компьютерные решения" №88